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既然国家税务总局查验平台可以下载电子发票,为什么还要企业保存电子发票原文件?岂非多此一举?

发布时间:2020-08-15 来源:admin 浏览次数:2,160次 字号:

企业、财务困惑多多

2020年3月23日,财政部、国家档案局发布《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财务 [2020] 6号文)。发文要求:“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”
自2015年12月1日国家税务总局在全国范围内全面推行增值税普票电子发票以来,微宝账数字科技团队就积极投身于电子发票智能收取、验真查重、合规校验、发票数据管理、智能报账、电子归档、云存储、发票供应链协同、供应链金融以及发票数据产业链再利用等系统研发和服务工作。目前已经有云档案、Ai收票、微报账、链票等SaaS产品上线运营。
经过5年多业务运营和服务实践,微宝账数字科技旗下云档案、Ai收票、微报账、链票已累积服务超过25万家企业,其中大中型企业占比5.5%,大型外资企业200多家;近400万个人用户;收录发票1.05亿张,其中电子发票占比26.78%。如此同时,微宝账数字科技也与全国各个省市财政、税务和档案部门开展积极合作,履行大型电子发票服务平台的社会责任,目前已经成为全国多个省市税务部门指定纳税人服务商,在全国开展电子发票政策宣贯、业务实践培训、研讨会、行业峰会、沙龙、系列课程等线上、线下活动多达到400多场次,涉及财税人员超过100万人次。实践出真知!在具体服务实践中我们也切实感受到面对智能财税技术快速发展,国家大力推进普及电子发票和财税政改频繁等大时代背景,绝大多数企业财税人员还是困惑多多,甚至无所适从!

从我们平台统计数据来看,企业及其财税人员的困惑主要集中在以下两个方面:

1、国家已经上线了金税三期系统,实现了发票大数据集中管理。国家税务总局电子发票综合服务平台上线后,所有企业都可以通过电子发票综合服务平台开票,电子发票本身就已经存放在电子发票综合服务平台上了。国家税务总局的增值税发票查验平台也提供发票查验、电子发票下载服务。为什么还需要企业保存这些原文件呢?企业沿用原来的处理方式,打印电子发票报销、入账不就可以了吗?必须保存电子发票原文件的强制要求会不会人为增加企业的负担?国家推行电子发票的目的是为了优化营商环境,减政降费,减少企业开票、收票和发票管理成本,进而提升财税工作效率,这样的要求会不会适得其反,和国家初衷背道而驰?企业财税业务流程会不会变得更加复杂,反而降低了企业财税业务工作效率?甚至很多中小微企业的财务人员认为这个要求实属“多此一举”!

2、据统计,我国有4000多万家企业。近年来,在万众创新,大众创业的时代背景下,企业数量也逐年急剧增加。可是这些企业中90%以上都是中小微企业,甚至是运营时间不超过2年的小微企业。中小微企业中有超过70%的企业没有配备专职财务人员,基本上都是通过聘请代理记账公司来处理公司的财税业务,税务申报。即使是其中具备自主记账、自主办税能力的中小微企业,他们的记账模式也及其简单,基本上还保持着原始的“简单记账软件+Excel+打印机+扫描仪+凭证装订机”的模式。这些企业不具备完备的系统,也没有充足的预算来购买外部昂贵的系统来满足国家财政、档案和税务部门针对电子发票收集、验真、查重、电子凭证归档管理等方面所提出政策要求。即使市场上有这样的系统,绝大部分也不适合中小微企业去采购、使用,中小微企业除了要支付昂贵的软件费用以外,还要投入大量的时间、资源去部署、实施这些复杂系统。即使是实施上线了,由于人员素质等问题,能否取得理想的运行效果,也实难预料,80%的情况下这些系统会变成企业的沉没成本!这些都是中小微企业所不能承受的。

综上可知,企业尤其是中小微企业面临电子发票快速普及时存在诸多实际困难,无所适从,尚属实情,甚至可以说是民情所指。因此,无论是国家财政、档案和税务等主管部门,市场服务主体(软件系统服务商),企业本身,还是财税人员都必须予以足够地重视。应该从更高的全局角度看待这个问题,综合全社会的资源来系统化解决问题,尽快形成电子发票全社会信息链路闭环。

                                                                  政策问题专家解读

带着企业财税人员的两大困惑,尤其是政策方面的困惑,云档案团队走访了国内税务局、财政部、档案局、会计师事务所、税务师事务所、财税软件服务商、企业财务、税务负责人等各方面20多位专家,以求得真知灼见,为大众答疑解惑。现将各位专家的观点汇总如下:

1、专家认为:近年来国家电子发票战略快速推进,电子发票越来越普及,纸质发票将在未来2-3年内彻底退出历史舞台。年内新办基本实现增值税专票电子化,2021年底部基本实现增值税专票电子发票全覆盖。增值税专票电子发票打通财税数字化最后一公里,中国全面进入电子发票时代。
基于上述大的社会背景和政策环境,专家建议企业及财税人员应该抱着积极的心态去拥抱这些时代变化,因为时代发展的大趋势是不可逆的。企业应积极利用现有资源,力所能及地按照国家政策要求妥善保存电子发票,电子发票原文件的保存无论是对于企业现在还是未来都具有其必要性和合规价值:(1)企业不保留电子发票原文件,就没有办法验真、查重,确保电子发票来源合法,防止重复报销;(2)如果开票方公司非正常注销,存在违规作废、红冲发票行为,企业收到的发票就会成为失控票,一旦涉及到失控票,企业就可能面临税务局约谈或核查,到时候企业无法提供电子发票原文件就说不清楚了。这些方面都可能为企业带来虚假发票、失控发票入账或重复列支等税收风险!

2、从《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》、《发票管理办法》等财税法律、法规的角度来看,即使国家税务总局平台存有企业的电子发票文件也并不代表企业就可以不保存这些电子发票文件。如果企业仅凭电子发票打印件入账就相当于企业还没有从开票方获得正式增值税纸票就入账一样,票虽然开出来了,但是开票方还没有寄给受票方,实际上受票方还没有获得正规的,合法来源的记账凭证。这一点在财会[2020年] 6号文中规定也非常明确:“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力“,也就是说电子发票原文件才是正规合法的财务记账凭证,而不是它的打印件。

从另一个角度来看,国家保存了并不代表企业就可以免除保存电子发票原文件并按照国家政策要求对电子发票进行归档管理的法律责任。财会[2020年] 6号文和《会计档案管理办法》明确规定:“使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序”,如果企业连电子发票原文件都没有保存,基于电子发票原文件的签审程序,系统元数据、记录、日志等就无从谈起。

最后,从未来财政、税务、工商部门核查,会计师、律师等中介机构审计、鉴证等方面来看,这些电子发票也是需要作为会计账务的原始凭证提交。审计鉴证、证据核查都是基于合法、正规的记账凭证进行,既然国家法律层面认为电子发票与纸质发票具有同等的法律效力,上述核查、审计、鉴证工作只能基于电子发票原文件进行,而不是这些电子发票的打印件。”查账必查票,查税必查票,查案必查票”,基于中国国情和税收监管工作的特殊性,至少从现阶段来看,增值税发票在中国还是有其特殊地位。所以专家建议:企业无论规模大小,从保护自己、免于涉及到法律诉讼时无法提供合法、有效的原始凭证;有效防控失控票,免于企业无意识下暴露在潜在发票、税收风险下等角度来看,企业还是要重视增值税发票的收集、查验、存储、归档等问题,尽量做到合规、合法。

3、增值税专用发票和人们日常生活中经常接触到的普票不同:普票是最终消费环节的交易凭证,而增值税专用发票不仅是一般的对公商事凭证,还是计算抵扣税款的法定凭证和完税凭证。专票和企业的每一笔销售业务、每一笔采购业务都紧密关联。专用发票电子化有两个贯穿属性,第一是会贯穿产业链的上下游;第二是会贯穿企业内部的业务、财务、税务、资金等各个系统。企业在供应链上的日常交易,通过电子专票就可以实现实时的响应和协同,应用场景相对普票来说要复杂得多,应用范围也更广阔,和业务的融合性也会更深。因此国家推动电子专票和几年前电子普票的影响力是完全不一样的。

正是因为增值税专票电子化对于国家税收收入、税收征管、企业增值税抵扣与缴纳、企业资金流、企业供应链协同等都就要有非常重大的影响,其意义和影响力是普票电子化所不可同日而语的,所以国家层面对于增值税专票电子化一直秉持谨慎的态度,提前做了很多规划、铺垫和试点工作。
2020年7月21日,政府发布了《关于进一步优化营商环境更好服务市场主体的实施意见》(国办发〔2020〕24号)文件,明确提出2020年底前基本实现增值税专用发票电子化,主要涉税服务事项基本实现网上办理。同时,税务机关正在分批次向全国纳税人免费发放税务UKey。
实际上,从2019年下半年开始,国家税务总局进行了一系列的税务改革:从新版税控设备发行、电子发票OFD版式文件交付以及国密标准的电子发票服务平台等方面,都可以看出国家针对电子专票的推进进程正在加快。
随着宁波市税务局发布《国家税务总局宁波市税务局关于开展增值税电子专用发票试点工作的公告》,以及2020年第一张增值税专票电子发票在宁波市开出,意味着电子专票真正落地。
2020年10月14日,浙江省税务局、宁波市税务局联合发文,扩大了增值税专用发票电子化试点范围。从2020年10月16日起,宁波市增值税专用发票电子化试点纳税人在试点期间开具增值税电子专用发票的受票方范围扩大至国家税务总局浙江省税务局、国家税务总局宁波市税务局管辖范围内的纳税人。从上述增值税专票电子化的发展过程可以看出,增值税专票电子发票正以加速度在全国推广、普及。专家预计,快则1-2年,慢则2-3年,增值税专票电子发票将在全国范围内全面替代增值税专票纸票,增值税纸票彻底退出历史舞台。专家建议,企业尤其是一般纳税人企业需要提前做好业务流程,财务岗位和系统升级方面的筹划和准备工作,尤其是要关注企业财税系统升级,以便顺利迎接增值税专票电子发票的到来和平稳过渡。专家认为:对于增值税专用电子发票而言,企业根本不存在保存与不保存的问题,这里没有讨价还价的余地,因为保存增值税专用电子发票原文件,并对增值税专用电子发票进行查验、确保发票来源合法、正规是一切后续业务流程的基础和起点。可以说,如果收票企业没有保存增值税专用电子发票,其后续对对应的增值税专票勾选认证,增值税进项税额申报抵扣,出口退税和代办退税申请都将无法进行,将会给自己带来重大损失,对于企业的现金流极为不利,潜在发票和税收风险将被无限放大!

4、从企业业务实操的角度来看,由于目前国家的电子发票综合服务平台、电子税务局等平台还在建设、升级迭代中;电子发票相关的法律、法规也在修订和完善中,还没有办法为电子发票推广应用提供完备的法律支撑;电子发票开具方式也在不断调整、优化;国家税务总局平台的接口并没有标准化,规范化,达到可以对外公开便于企业和第三方服务机构对接的程度,所以企业在实际业务操作中一定碰到很多无法想象的问题。比如,目前针对增值税普票电子发票,在国家税务总局查验平台查验的时候就不可以下载其PDF原文件,企业只能在收票的时候及时保存,否则一旦丢失了就没有地方可以重新下载了!未来,普票、专票电子发票也许会统一为OFD版式,统一后企业就可以在查验时下载OFD原文件了。但是国家税务总局什么时候取消增值税普票的PDF版式,普票、专票电子发票版式文件合二为一还不太清楚,也可能短时间内不会合并,现状会保持相当长的一段时间。所以,专家建议,针对目前渗透率较高的增值税普票电子发票企业需要提醒报销人员、财务及时保存,及时归档,否则会在未来为企业带来不必要的发票丢失麻烦和潜在的失控票、税收风险。

                                                              政府、企业实践总结

1、政府实践

上文提到,面对国家数字经济战略,电子发票这个“互联网+财税”十三五规划,税务总局,财政部、档案局、国家发改委、司法局等国家部委正在积极参与,谋篇布局,通过区域、企业试点的方式不断推进电子发票发展和应用普及。
目前来看,我国电子发票发展进入了实质性的攻坚阶段,从国家层面升级各个基础平台;完善平台数据接口并向全社会开放;加快修订相关法律、规章制度,为电子发票推行应用提供完善的法律支撑,越来越成为国家部委的工作重心。为全国企业和财税工作者提供完善的基础平台服务,强有力的法律保障,整合全社会资源尽快在电子发票开票、流转交付、收票、查验、数据管理、入账链条上形成完整信息闭环,为电子发票在全社会应用推广保驾护航成为中国电子发票战略取得最后胜利的关键。

2、大型企业实践

目前来看,国有大中型企业、企业集团、大型民营企业、民营企业集团、上市公司、大型外资企业、中外合资企业由于配备了专业的财税团队,企业内控管理较为完善,政策合规意识比较强。面对财会[2020年] 6号文等政策要求,已经开始响应,寻求适合的系统解决方案来解决电子发票收集、查验、归档等棘手问题。
由于上述大型企业中90%以上都已上线了自己OA、费控报销或报账系统,而这些系统上线时间早,基本不具备电子发票收票、查验和归档等功能,面对电子发票这个新生事物,企业感觉比较棘手。但如果计划将企业原有系统推倒重建,由于周期长,代价大,系统建设风险大等实际问题存在,计划可执行性非常低。本质上来说,这些企业需要的是一款功能相对聚焦,部署方式灵活,容易被集成,可以很方便通过API或RAP与第三方系统对接整合的工具型系统来整合升级企业原有系统,通过打补丁的方式来解决问题。
3、中小微企业实践

中小微企业的问题就相对简单,由于国内大量中小微企业内控制度不健全,管理不完善,合规意识比较弱,面对电子发票这个棘手的问题,即没有现有的系统来升级迭代,也不可能拿出很多的预算购买外部昂贵的OA、费控报销系统来解决问题。
中小微企业中配备专职财务人员,具有自主记账、办税能力而又有一定合规意识的企业普遍是采用由财务人员将电子发票原文件下载后保存在自己的电脑文件夹中,通过国家税务总局查验平台单张手动查验,并通过Excel记录电子发票号码、报销人、查验结果、报销单号、支付状态等基础信息的传统方式来解决,企图最低限度满足国家电子发票相关政策要求。
但是由于财务个人电脑使用寿命不长,文件管控不严,随意外发等情况存在,保存在财务电脑中的电子发票丢失率很高,3-5年后丢失率达到90%以上!

在企业电子发票量大的情况下,首先,上述传统手动操作流程必然存在财务工作量大,财务耗时长,效率低等问题;其次,由于查验工作单调、枯燥,财务人员难以长期坚持,导致相关岗位人员流失严重;另外,上述工作方式下,由于查验结果无法保存,留下痕迹,后续面临税务核查时无法证明财务处理流程符合《会计档案管理办法》和财会[2020年] 6号文要求;最后,电子表格记录可能存在漏记,数据不完整,不准确的情况,企业仍然会有电子发票重复入账的可能。

中小微企业中还有大量的小微企业本身没有配备专职财务人员,通过代理记账公司记账和报税。由于本身管理能力、合规意识都很弱,面对电子发票这个棘手的问题,他们往往只能选择忽视,或者完全放任不管。而代理记账公司由于考虑到法律责任、服务成本、收费等问题也不愿意为这些小微企业提供电子发票相关的查验、存储和归档等服务,并以此满足国家政策要求。

微宝账数字科技在详细调查国内中小微企业财税管理现状和生存状态后,能够深刻理解这些企业面临的问题和痛点。微报账认为这些中小微企业本质上并不是不愿意加强财税管理和内控合规,也不是不愿意按照国家部委要求落地执行电子发票相关政策,确实是因为企业管理能力和资源所限,心有余而力不足。
面对中小微企业和代理记账机构在电子发票相关政策执行和数字化转型的痛点,微宝账认为这个市场是具有非常大发展潜力的一片蓝海市场,为中小微企业提供电子发票全生命周期,甚至全产业链协同服务具有非常的前景。当然这个市场对于SaaS服务商的要求非常高,首先要求SaaS系统要做到足够聚焦,非常简单、易用。面对中小微企业预算非常有限的情况下,服务商还要有能力把“软件+服务成本”控制的足够到位,中小微企业每年只需要付出几百元、上千元就可以轻松解决所有电子发票带来的棘手问题。


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